Como automatizar um processo em 30 dias

Por Redação EloGroup

  • Tecnologias low code, que demandam pouca ou nenhuma programação,  amadureceram nos últimos anos, possibilitando sua aplicação à disciplina de gestão por processos; 
  • Desse cruzamento surge a automação de processos; ou o uso de tecnologias que permitem que a gestão por processos seja feita de maneira sistematizada, de forma robusta e rápida;  
  • Método de automação elaborado pela EloGroup permite que em 30 dias uma organização parta de um desejo de transformação digital para um sistema totalmente funcional, homologado e em produção.  

Nas últimas décadas, sistemas que aceleram o desenvolvimento de software, ao entregar elementos “pré-programados”, cresceram em popularidade, e essa onda ganhou até um nome: o movimento low code ou no code – referência no inglês para a menor dependência de conhecimento de código para elaborar determinados programas. Se antes você precisava escrever do zero o código de um determinado formulário, agora as plataformas incluem um gerador de formulário. O mesmo para bancos de dados, que hoje já conectam front-end com back-end de forma muito mais simples e segura, garantindo alta performance.  

É do cruzamento desse universo do “low code” com a disciplina de gestão por processos que nasce a automação de processos, explica Leonardo Haag, gerente sênior da EloGroup.  

“É uma tecnologia e um mindset que ajuda você a entender a lógica daquele problema de negócios, e a formatar uma solução”, explica Haag. “A automação de processos vem do mundo em que as tecnologias low-code amadureceram. Essas plataformas surgiram para pegar a disciplina de gestão por processos e transformá-la em sistema. Elas oferecem recursos para que essa disciplina possa ser feita de forma sistematizada.” 

Não basta criar um formulário – é preciso também fazer uma análise daquele processo em que o formulário está envolvido. “Esse é o pano de fundo da automação”, explica Haag. “É uma tecnologia que suporta uma gestão por processo.”  

Outro ponto importante é que o amadurecimento dessas tecnologias permite o ganho de velocidade e consistência nas implementações.  

Além disso, você tem ainda uma grande comunidade de desenvolvedores trabalhando naquele produto para melhorar seu desempenho e usabilidade. 

“Tecnologias que antes faziam apenas workflow [ou fluxo de trabalho] viraram BPMS [Business Process Management Suite]; e depois IBPMS, abrangendo processos inteligentes; e depois ainda DPA [digital process automation]. Ou seja, essas tecnologias vieram para trazer mais repertório, e para solucionar mais problemas de negócio”, explica Haag. 

O método de automação de processos da EloGroup

Ele conta que dentro da EloGroup, o método de automação de processos que garantiu a implementação bem-sucedida de dezenas de projetos surgiu ainda em 2017, e desde então vem sendo lapidado e melhorado a partir dos contínuos aprendizados que vêm do uso em diferentes contextos.  

O uso de um sistema de “time box” – que determina um limite de tempo bem definido para cada projeto – foi importante para o sucesso do método. “Trabalhar com um time box foi fundamental; no início achávamos que fazer de forma paralela seria melhor, mas não. O método antigo era bom, mas não escalável o suficiente. Então passamos por um aprendizado para definir esse método novo.” 

Ele explica, passo a passo, como essa metodologia funciona na prática, desde o desejo do cliente de automatizar um processo até a entrega de uma primeira versão completamente funcional, pronta para entrar em produção. 

Iniciação, identificação de necessidades e enquadramento técnico

E tudo começa com a vontade de uma organização de realizar uma transformação digital. Nesse caso, o cliente reconhece uma oportunidade de automação.  

Começa aí um trabalho prévio de desenho de uma possível solução que responda a esse desejo inicial. São mapeadas as necessidades de negócio, possíveis integrações entre os sistemas, os campos de formulários; em suma, o escopo funcional que se espera daquele projeto.  

Nessa etapa, a análise vai fundo o suficiente para que o projeto seja enquadrado em uma das esteiras do “time box”: projetos que duram duas, três, quatro semanas, e outros de altíssima complexidade que podem ser enquadrados em um time box de até dois meses.  

Isso garante uma visibilidade do tamanho desse processo; forma-se aí um grande rascunho.  

Como o projeto em si ainda não começou, várias dessas iniciações podem ser realizadas de forma paralela. “Assim eu crio uma cultura ágil”, diz Haag. “Precisamos de um envolvimento integral do cliente. É feito um tipo de pacto. Combinamos dias em que precisaremos deles na agenda. É uma grande preparação, em que informamos a maneira como será feito o trabalho, definimos quem será envolvido, etc. Explicamos o que está por vir.”  

Nesta etapa inicial, o processo é estudado em diferentes aspectos – por exemplo, qual é a proposta dele? Qual o volume dele? Qual o tamanho da demanda por ele? Qual é a quantidade de pessoas envolvidas em suas etapas? Essas são algumas das variáveis que impactam o desenho da automação.  

Num segundo momento, é feita uma imersão que tem como objetivo levantar os requisitos daquele processo: quais atividades serão automatizadas, comportamentos de formulários, regras específicas. É feito um enquadramento técnico, que leva à decisão sobre qual é a melhor solução para ele. Essa solução é definida, e depois aprovada com o cliente, que dá a confirmação formal para a próxima etapa, que é do desenvolvimento de um protótipo.  

Gráfico sobre os 8 passos para uma automação em 30 dias

Desenvolvimento de protótipo, testes e ajustes

Após a iniciação e o enquadramento técnico, com todas as informações reunidas sobre aquele processo, uma solução definida e aprovada pelo cliente, o time parte para a produção de um protótipo funcional do sistema.  

Ele precisa ser funcional pois é nesse momento em que a organização faz testes com dados reais, e assim se aproxima da experiência final. Essa etapa é importante pois gera uma lista de ajustes necessários.  

“O protótipo funcional é o mais realista que você consegue chegar no tempo estabelecido”, diz Haag. “Seu uso gera uma lista de ajustes realistas, precisos, pois promove experiência com dados reais. No caso de exceções, permite saber como elas se comportam.”  

Nessa etapa, é importante que todos os atores envolvidos naquele processo sejam integrados nos testes para que o processo possa ser amadurecido, e a lista do que precisa ser corrigido fique completa. 

Protótipo é transformado em v1, que é homologada e colocada em produção

Depois de ter em mãos a lista de ajustes, e implementá-los, constrói-se uma “v1” – a primeira versão do sistema automatizado. Na sequência, já na reta final do projeto, entra-se na fase de homologação. “Funciona como uma sala de guerra”, explica Haag. “Só saímos dela depois de homologar. Nessa etapa, não são mais discutidas novas funções ou requisitos. No caso dos projetos com time box de 30 dias, a homologação dura dois dias. É a hora em que se fecha o compromisso.”   

Depois que o sistema é homologado, ele finalmente segue para o estágio de produção. Aqui também é o momento de fazer a documentação  técnica que reúne todas as regras de negócios implementadas, e testes de carga, caso necessários – para garantir a estabilidade mesmo em cenários de alta demanda.  

Enfim, o serviço é colocado em ambiente produtivo. “Dessa maneira, conseguimos partir de uma vontade de automação para uma primeira versão homologada e implantada em ambiente de produção”, diz Haag. “Ela está apta a ser usada.” 

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